Hotelkaufmann / Hotelkauffrau

Hotelkaufleute sorgen für die Koordination und das reibungslose Zusammenspiel aller Abteilungen eines Hotel- oder Restaurantbetriebes. Sie sind mit gastgewerblichen, verwaltungstechnischen und betriebswirtschaftlichen Aufgaben betraut. Je nach Größe und Art des Betriebes und je nach Aufgabenbereich arbeiten sie eng mit Kund*innen, Reisebüros, Behörden oder Zulieferbetrieben zusammen.

Hotelkaufleute arbeiten in den unterschiedlichsten Abteilungen (z. B. Verwaltungs- oder Wirtschaftsabteilung) eines Hotels oder gastgewerblichen Betriebes: Sie sind sowohl in verwaltungstechnischen Abteilungen, wie Buchhaltung, Empfang und Reservierung, Einkauf, Verkauf, Personalbüro als auch in Küchen und Gasträumen von Restaurants tätig. Im kaufmännischen Bereich ermitteln und berechnen sie Preise (z. B. Nächtigungspreise, Menüpreise) und bearbeiten Zahlungsvorgänge und Überweisungen. Sie führen Lohn- und Gehaltsverrechnungen durch und erstellen Personalbudgets und Dienstpläne.

Im Bereich Sekretariat und Empfang wickeln sie die mündliche und schriftliche  Korrespondenz mit Gästen und Lieferant*innen ab und erledigen die Post. Sie führen Telefonate und schreiben E-Mails, nehmen Reservierungen entgegen und koordinieren Zimmerbelegungspläne. Bei der Gästebetreuung nehmen sie Wünsche und Beschwerden der Gäste entgegen, geben Informationsmaterial und Prospekte aus und organisieren den Besuch von Events und Abendveranstaltungen.
In der Öffentlichkeitsarbeit und im  Marketing erstellen sie Marktanalysen, beobachten die Konkurrenz und touristische Trends sowie die allgemeine wirtschaftliche Entwicklung. Immer wichtiger wird es für Hotelkaufleute auch Bewertungsportale und die Beurteilung durch Gäste im Internet zu beobachten und sich dort einzubringen.

In den Abteilungen Einkauf, Magazin, Küche, Keller und Restaurant übernehmen sie ebenfalls Koordinations- und Kontrollaufgaben; sie ermitteln den Material- und Warenbedarf, führen Bestellungen durch und überwachen die Lieferung und sachgemäße Einlagerung von Waren, Lebensmitteln und Getränken.

Hotelkaufleute arbeiten an modernen Computerarbeitsplätzen und benützen Telefonanlagen, Mobiltelefone, Drucker und Kopiergeräte. Sie kennen sich mit Buchungsprogrammen aus und nutzen Online-Buchungsportale und beobachten Bewertungsportale im Internet. Im Empfangsbereich arbeiten sie mit diversen digitalen Geräten wie Kredit- und Bankomatlesegeräten und Kassa- und Boniersystemen, Schließsystemen usw. und geben Zimmerschlüssel bzw. Schlüsselkarten aus. Im Küchen- und Wirtschaftsbereich hantieren sie mit Nahrungsmitteln und Getränken, Geschirr, Gläsern und Besteck.

Sie führen Betriebsbücher, Dienstpläne, Bestands- und Bestelllisten, Gästekarteien und Datenbanken und verwenden Terminkalender und diverses Büromaterial, Prospekte, Infoflyer. Bei Recherchen und Buchungen wird der Einsatz von KI-Assistenzsystemen und anderen KI-unterstützten Systemen und Tools zunehmend wichtig, um Arbeitsabläufe insbesondere Routinetätigkeiten zu optimieren.

Bei ihrer Arbeit tragen sie meist spezielle Berufskleidung.

Hotelkaufleute arbeiten im Empfangsbereich sowie in den Büro- und Gasträumen von Hotel- und Gastgewerbebetrieben aller Art. Entsprechend der Vorgaben der Betriebe tragen sie häufig Dienstkleidung. Im Wirtschaftsbereich sind sie in Küchen, Kellern und Lagerräumlichkeiten tätig. Sie arbeiten im Team mit Berufskolleg*innen sowie mit weiteren Fach- und Hilfskräften des Hotel- und Gastgewerbes, siehe z. B. Koch / Köchin (Lehrberuf), Restaurantfachmann / Restaurantfachfrau (Lehrberuf), Hotel- und Gastgewerbeassistent*in (Lehrberuf), Gastronomiefachmann / Gastronomiefachfrau (Lehrberuf). Sie haben häufig Kontakt mit Gästen und Lieferant*innen.

Hotelkaufleute arbeiten auch häufig dann, wenn andere frei haben, z. B. am Abend, in der Nacht, am Wochenende und an Feiertagen. Sie müssen auch stressige und unvorhergesehene Situationen meistern und unterschiedliche Typen von Gästen kompetent betreuen können.

• Arbeitsabläufe in und zwischen den Verwaltungsabteilungen (Reservierung und Empfang, Buchhaltung, Einkauf, Personalbüro) und der Wirtschaftsabteilung (Küche und Restaurant) planen und koordinieren
• Kalkulationen, Kostenrechnungen und Preisberechnungen (z. B. Nächtigungspreise) durchführen
• verwaltungstechnische Arbeiten in Büro, Sekretariat und Empfang erledigen: mündliche und schriftliche  Korrespondenz mit Gästen abwickeln, Post erledigen, Reservierungswünsche entgegennehmen, Zimmerbelegungspläne führen
• koordinierende Aufgaben in den Wirtschaftsabteilungen (Einkauf, Magazin, Küche, Keller) übernehmen: Material- und Warenbedarf ermitteln, Angebote vergleichen
• Aufgaben in der Personalverrechnung durchführen, Buchhaltung und Kostenrechnung führen, Personalbudget und Dienstpläne erstellen
• Aufgaben im Bereich der Gästebetreuung erledigen, Daten der Gäste aufnehmen, Wünsche und Beschwerden von Gästen entgegennehmen
• an der Öffentlichkeitsarbeit, Marktbeobachtung und bei Marketingmaßnahmen mitwirken, Marktanalysen und -auswertungen erstellen

Beschäftigungsmöglichkeiten für Hotelkaufleute bestehen insbesondere in:

• Hotels
• Restaurants, Gaststätten
• Kuranstalten, Thermen, Wellness Center, Clubs
• Autobahnraststätten
• Casinos

Der Beruf Hotelkaufmann*frau ermöglicht mit entsprechender Berufserfahrung und Weiterbildung beispielsweise die Spezialisierung auf:

• Betriebsleitung
• Veranstaltungsorganisation und Eventmanagement
• Tourismusmarketing und -management

Spezialisierungs- und Aufstiegsmöglichkeiten (Auswahl):

• Concierge Service Provider (m./w./d.)
• Concierge (m./w./d.)
• Rezeptionist*in (Hotel)
• Kongress- und Konferenzmanager*in
• Eventmanager*in
• Tourismuskaufmann / Tourismuskauffrau
• Tourismusmanager*in

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Haute Cuisine,  Rezeption,  Wellness