Hotel- und Gastgewerbeassistent*in (Lehrberuf) - Lehrzeit: 3 Jahre

Hotel- und Gastgewerbeassistent*innen planen, organisieren und koordinieren Arbeitsabläufe in einem Hotel- oder Gastronomiebetrieb. Sie nehmen Buchungswünsche von Gästen und Reisebüros entgegen, erstellen Reservierungspläne, koordinieren die Auslastung der Zimmer und empfangen die ankommenden Gäste an der  Rezeption.

Im Bereich Küche und Service arbeiten sie bei der Erstellung der Tages-, Speise- und Getränkekarten mit und ermitteln den Bedarf an Lebensmitteln und Getränken. Sie bestellen diese, kontrollieren die Lieferungen und lagern die Waren ein. Hotel- und Gastgewerbeassistent*innen helfen auch beim Anrichten von Frühstück-Buffets und übermitteln Bestellungen und besondere Wünsche aus den Zimmern an die Küche.

Im Bereich Housekeeping (Etage) arbeiten Hotel- und Gastgewerbeassistent*innen die Dienstpläne für das Zimmerpersonal aus. Sie erledigen die Gästekorrespondenz (Brief-, E-Mail-, Telefonverkehr), kalkulieren Angebote und Preise und sind an der Entwicklung und Durchführung von Marketingmaßnahmen beteiligt.

Ein wichtiger Teil ihrer Aufgaben betrifft den unmittelbaren Kontakt mit den Gästen. Sie informieren ihre Gäste über mögliche Besichtigungs- und Freizeitaktivitäten, helfen beim Planen und Organisieren des Freizeitprogramms und von Veranstaltungen für ihre Gäste, vermitteln Rundfahrten und Führungen, erledigen Reservierungen in Restaurants, besorgen Theater- und Konzertkarten, rufen Taxis, organisieren Flughafentransfers und geben Infomaterialien und Broschüren an die Gäste aus.
Bei der Abreise von Gästen führen sie die Abrechnung durch, überprüfen die Konsumationen (Hotelbar, Minibar, Restaurant usw.) und kassieren die Beträge bar oder mittels Kredit- oder Bankomatkarte. Außerdem stehen sie ihren Gästen für Reklamationen (Beschwerden) zur Verfügung, wenn einmal etwas nicht wie gewünscht funktioniert.

Vor allem in kleineres Hotels kümmern sie sich im Backoffice mitunter auch um die Social Media Aktivitäten des Hotels, insbesondere beobachten sie, wie in Sozialen  Medien und auf Bewertungsplattformen über das Hotel berichtet wird und versuchen speziell bei schlechten Bewertungen die Gründe zu ermitteln und geeignete Gegenmaßnahmen zu veranlassen. Häufig haben Hotels für diese Aufgabe aber spezialisierte Mitarbeiter*innen.

Hotel- und Gastgewerbeassistent*innen arbeiten in Büros und an Rezeptionen, die mit Computern (inkl. speziellen Buchungs- und Reservierungsprogrammen) ausgestattet sind, und bedienen Telefone, Mobiltelefone, Kopierer und Drucker. Sie arbeiten mit diversen digitalen Geräten wie Kredit- und Bankomatlesegeräten und Kassa- und Boniersystemen, Schließsystemen usw. Immer wichtiger wird der Umgang mit Internet-Buchungsportalen und die Beobachtung von Bewertungsportalen im Internet.

Sie führen Journale, Datenbanken und Karteien und verwenden Terminkalender und diverses Büromaterial, Prospekte, Infoflyer. Bei Recherchen und Buchungen wird der Einsatz von KI-Assistenzsystemen und anderen KI-unterstützten Systemen und Tools zunehmend wichtig, um Arbeitsabläufe insbesondere Routinetätigkeiten zu optimieren.

Bei ihrer Arbeit tragen sie meist spezielle Berufskleidung.

Hotel- und Gastgewerbeassistent*innen sind an der  Rezeption und in Büros, aber auch in allen anderen Räumlichkeiten von Hotel- und Gastronomiebetrieben,  Wellness Resorts, Kuranstalten und dergleichen tätig. Sie arbeiten je nach Betriebsgröße mit verschiedenen Fach- und Hilfskräften des Gastronomie- und Tourismusbereiches zusammen: siehe z. B. Koch / Köchin (Lehrberuf), Restaurantfachmann / Restaurantfachfrau (Lehrberuf), Hotelkaufmann / Hotelkauffrau, Rezeptionist*in (Hotel), Tourismuskaufmann / Tourismuskauffrau oder Zimmermädchen / Roomboy. Bei ihren Arbeiten stehen sie in ständigem und unmittelbarem Kontakt mit ihren Gästen.

Hotel- und Gastgewerbeassistent*innen arbeiten auch häufig dann, wenn andere frei haben, z. B. am Abend, in der Nacht, am Wochenende und an Feiertagen. Sie müssen auch unangenehme Situationen meistern, wenn sich beispielsweise Gäste über den Hotelaufenthalt beschweren.

• die verschiedenen Bereiche des Hotel- bzw. Gastgewerbebetriebes koordinieren
• Angebote einholen, prüfen und vergleichen
• Karteien, Konten und Kostenkontrolle führen
• die Hotelkassa führen
• die benötigten Waren wie z. B. Lebensmittel und Getränke bestellen
• Liefertermine überwachen
• Reservierungen und Stornierungen vornehmen und Zimmerbelegung planen
• Gäste empfangen und verabschieden und die Hotelrechnungen erstellen
• die Gäste beraten und betreuen und Reklamationen behandeln
• Menüplanung, d. h. die Speise- und Getränkekarten erstellen und Waren- bzw. Preiskalkulationen vornehmen
• Frühstücks-Buffets vorbereiten, Tische eindecken und dekorieren
• Bestellungen und Sonderwünsche der Gäste aufnehmen und weiterleiten

Beschäftigungsmöglichkeiten für Hotel- und Gastgewerbeassistent*innen bieten sich sowohl national als auch international in/auf:

• Hotels und Gastronomiebetrieben
• Ferien- und Freizeitzentren, Wellness Resorts, Clubs, Thermen
• Kuranstalten
• größeren Pensionen
• Restaurants und Cafés
• Kreuzfahrtschiffen und Flusskreuzfahrtschiffen

Der Beruf Hotel- und Gastgewerbeassistent*in ermöglicht mit entsprechender Berufserfahrung und Weiterbildung beispielsweise die Spezialisierung auf:

• Betriebsleitung
• Veranstaltungsorganisation und Eventmanagement
• Tourismusmarketing und -management

Spezialisierungs- und Aufstiegsmöglichkeiten (Auswahl):

• Concierge (m./w./d.)
• Concierge Service Provider (m./w./d.)
• Kongress- und Konferenzmanager*in
• Eventmanager*in
• Tourismuskaufmann / Tourismuskauffrau
• Tourismusmanager*in
• Catering-Spezialist*in

• Bankettmanager*in

Hier finden Sie ein paar Begriffe, die Ihnen in diesem Beruf und in der Ausbildung immer wieder begegnen werden:

 Haute Cuisine,  Rezeption,  Wellness